La situation est différente selon que le salarié est un ressortissant de l’UE ou de l’EEE ou un ressortissant d’un pays hors UE. Les premiers ne sont en effet pas concernés par l’obligation de détenir un titre les autorisant à travailler en France, car ils bénéficient du principe de liberté de circulation et de travail sur le territoire français : l’employeur pourra donc librement les engager.
Concernant les ressortissants étrangers hors UE ou EEE, il faut distinguer :
Le cas du salarié résidant en France :
Par principe, le salarié qui réside déjà en France avant d’être embauché dispose d’un titre de séjour ou d’un visa. Cela peut donc faciliter son embauche dans certains cas, car cette autorisation de résider sur le territoire français peut valoir autorisation de travailler également.
Le salarié dont le titre de séjour vaut autorisation de travail : l’article R5221-2 du Code du travail énonce les titres de séjour valant autorisation de travailler. L’employeur doit dès lors vérifier si le titre de séjour du futur salarié est bien compris dans cette liste.
Si tel est le cas, il va incomber à l’employeur de vérifier auprès des autorités administratives territorialement compétentes la validité du titre autorisant la personne étrangère à exercer une activité salariée en France, sauf si elle est inscrite sur la liste des demandeurs d’emplois tenue par Pôle emploi.
Pour cela, l’employeur doit adresser au préfet du département du lieu d’embauche une lettre datée, signée et recommandée avec accusé de réception (ou un courrier électronique) comportant la transmission d’une copie du document produit par l’étranger, et ce au moins deux jours ouvrables avant la date d’effet de l’embauche.
Le préfet notifie sa réponse à l’employeur dans un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la demande. À défaut de réponse, l’obligation de l’employeur est réputée accomplie.
Le salarié dont le titre de séjour ne vaut pas autorisation de travail : il faudra que le futur salarié opère un changement de statut, qui lui permettra de travailler sur le territoire français. Puis, l’employeur devra demander une autorisation de travail, qui depuis le 6 avril 2022 ne s’effectue qu’en ligne. Un formulaire contenant des informations sur l’employeur, le salarié, l’emploi, etc… sera à remplir par l’employeur.
Cas du salarié ne résidant pas encore en France :
Ce cas d’espèce va rendre les formalités à accomplir par l’employeur bien plus longues. En effet, ici, ce n’est pas par la procédure de demande d’autorisation à travailler que devra passer l’employeur, mais par la procédure d’introduction. Cette dernière va consister en 4 étapes :
- Publier une offre d’emploi : si le métier n’est pas considéré comme un « métier sous tension » (la liste de ces métiers est disponible en ligne sur le site du gouvernement), c’est-à-dire un métier pour lequel il n’existe pas de difficulté de recrutement, alors l’employeur devra publier une offre d’emploi qui devra rester active durant 3 semaines, sur le site d’un organisme chargé de l’emploi, tel que Pôle emploi par exemple.
- Déposer le dossier d’instruction : depuis le 6 avril, cette procédure s’effectue en ligne. Elle sera possible une fois que le délai de 3 semaines concernant l’offre d’emploi sera écoulé. Différentes pièces seront demandées à l’employeur, tel que la CNI du salarié, l’offre d’emploi qui a été déposée précédemment, etc…
- Attendre l’instruction du dossier : la DREETS va disposer d’un délai de 2 mois pour examiner le dossier et rendre sa décision.
- Décision de l’administration : si la décision est favorable, l’employeur et le salarié reçoivent une autorisation de travail. Le salarié devra, en plus, faire les démarches pour obtenir un titre de séjour ou un visa. Si à contrario la réponse est négative, l’employeur pourra engager différent recours contre cette décision : un recours gracieux auprès de l’administration qui a pris la décision ; un recours hiérarchique auprès du Ministre de l’intérieur ; ou encore un recours en annulation devant le tribunal administratif.
Le paiement d’une redevance auprès de l’OFII : une fois le salarié recruté entré en France, l’employeur dispose d’un délai de 3 mois pour s’acquitter de cette redevance. Le montant de cette dernière va dépendre de la durée d’embauche du salarié.
Pour un contrat de travail d’une durée comprise entre 3 et 12 mois :
- Si le salaire est inférieur ou égal au SMIC (soit 1 709,28€ brut) = 74€
- Si le salaire est compris entre 1 SMIC et 1,5 SMIC (soit entre 1 709,28€ et 2 563,92€ brut) = 210€
- Si le salaire est supérieur à 1,5 SMIC (soit 2 563,92€ brut) = 300€
- Pour un recrutement dans le cadre spécifique des jeunes professionnels = 72€
Pour un contrat de travail de plus de 12 mois :
- Si le salaire est inférieur à 4 273,21€ brut = 55% du salaire brut mensuel
- Si le salaire est supérieur à 4 273,21€ brut = 2 185,52€
Il est également important de préciser qu’en cas de prolongation du contrat initial, l’employeur devra s’acquitter du versement d’un complément de redevance dont le montant correspond au taux applicable compte tenu de la durée totale du contrat diminué du taux initialement versé.
Les formalités communes à chaque salarié :
La déclaration préalable à l’embauche : conformément à l’article L1221-10 du Code du travail, chaque employeur doit, avant l’arrivée de tout nouvel employé dans une entreprise relevant du régime général de sécurité sociale, le déclarer à l’URSSAF 8 jours avant le début de son contrat de travail, sous peine de commettre le délit de travail dissimulé.
L’affiliation au régime de sécurité sociale : L’affiliation au régime de la sécurité sociale n’est pas une question de nationalité. Toute personne qui réside et travaille en France doit être affiliée au régime de la sécurité sociale. De ce fait, le salarié étranger est également soumis à cette obligation. Si le salarié n’a pas effectué les démarches par lui-même, l’employeur devra l’immatriculer auprès de la sécurité sociale via le site internet de cette dernière.
La visite d’information et de prévention : elle remplace depuis 2016 la visite médicale préalable à l’embauche, et devra être réalisée dans les 3 mois suivants l’embauche.
